Pengertian dan peranan manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Latar belakang sejarah manajemen
a. Manajemen Kuno
Mesir (piramid) and China (Tembok Besar China).
Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang).
b. Adam Smith
Mempublikasi “The Wealth of Nations” pada tahun 1776.
Pendukung konsep pembagian/spesialisasi kerja (division of labor: job specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja.
c. Revolusi Industri
Mengganti tenaga manusia dengan tenaga mesin.
Menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan manajemen.
Fungsi dan proses manajemen
Fungsi-fungsi manajemen adalah kegiatan kerja manajer dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi.
Sedangkan proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi, dan mengawasi .
Ciri-ciri manajer profesional
Profesional diartikan sebagai ciri-ciri kekuatan yang dimiliki seseorang berupa keahlian, kompetensi, kerja efisien, keterampilan, kualifaid-pandai, berpengalaman, dan sifat mengagumkan. Dalam konteks SDM, manajemen profesional adalah pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan mutu SDM secara profesional. Lawannya adalah manajemen amatiran yang ciri-cirinya bertentangan dengan ciri-ciri manajemen profesional.
Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan manajerial yakni:
a. Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.
b. Dukungan manajemen puncak.
c. Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.
d. Berorientasi ke masa depan dengan pendekatan holistic.
e. Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.
f. Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.
g. Dilakukan secara terencana/terprogram.
h. Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.
i. Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki:
· kompetensi atau keahlian dan pengalaman panjang di bidangnya
· sifat haus pada tantangan-tantangan
· sikap dan keterampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien
· integritas tinggi
· sifat menghargai profesi lain
· sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko
· bertanggung jawab atas setiap kata dan perbuatannya
j. Penggunaan teknologi tepat guna.
k. Kepemimpinan dalam membangun komitmen.
l. Partisipasi aktif semua anggota.
m. Kerjasama tim.
n. Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).
o. Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan bersinambung.
Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
Berkaitan dengan hubungan antar pribadi:
a. Pemimpin lambang (figurehead) atau kepala simbolis
Diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social.
b. Pemimpin (leader)
Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan, bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas yang terkait.
c. Penghubung (liaison)
Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi.
Berkaitan dengan Informasi:
a. Pemantau (monitor)
Sebagai pusat saraf.
b. Penyebar (dissiminator)
Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi.
c. Jurubicara (spokesperson)
Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan, dan hasil organisasi.
Berkaitan dengan pengambilan keputusan:
a. Wirausaha (entrepreneur)
Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikan” untuk menimbulkan perubahan informasi internal dan eksternal tentang organisasi.
b. Pengendali gangguan (disturbance handler)
Bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting.
c. Pengalokasi sumber daya (resource allocator)
Bertanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi.
d. Perunding (negotiator)
Mewakili organisasi pada perundingan-perundingan utama.
Definisi organisasi
Menurut Boone dan Katz organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok:
a. Interaksi manusia
b. Kegiatan yang mengarah pada tujuan
c. Struktur organisasi itu sendiri
Pentingnya mengenal organisasi
Mengapa organisasi demikian penting bagi kita, terutama di zaman yang mendunia (global) saat ini?
Itu tidak lain karena dalam berorganisasi kita akan terasah dan terlatih untuk hidup berjamaah dengan orang lain, baik suka maupun duka. Di suatu organisasi itulah tercampur secara alamiah berbagai perilaku dan sifat masing-masing anggota.
Nah, dalam kebersamaan di organisasi itulah, akan terbentuk secara alami manusia yang sempurna dalam arti psikologis. Yakni, manusia yang mampu kapan saatnya menempatkan posisi dirinya sebagai individu dan kapan pula dia harus lebih mementingkan kepentingan organisasi demi kepentingan bersama pula.
Untuk mencapai nikmatnya manfaat berorganisasi itu memang butuh proses yang panjang dan lama. Tidak bisa kita hanya berorganisasi dalam beberapa bulan lalu menuntut kematangan pribadi seperti yang diuraikan tersebut. Oleh karena itu, kita harus mengetahui bagaimana cara-cara berorganisasi yang baik. Berikut beberapa cirinya:
- Pertama, organisasi harus memiliki anggota yang jelas identitas dan kuantitasnya. Untuk saat ini, setiap organisasi yang modern pasti menuntut para anggotanya memiliki KTA (kartu tanda anggota).
- Kedua, organisasi harus memiliki pula identitas yang jelas tentang keberadaannya dalam masyarakat. Artinya, jelas di mana alamat kantornya. Tampak pula aktivitas sehari-hari kantor tersebut dalam menjalankan roda organisasi. Ada pula nama, lambang, dan tujuan organisasi yang termuat dalam AD (anggaran dasar) dan ART (anggaran rumah tangga). Demikian pula struktur organisasinya. Masih banyak lagi yang bisa membuktikan keberadaan organisasi itu di mata masyarakat. Jika identitas tak jelas, maka jangan salahkan masyarakat bila menaruh curiga terhadap organisasi itu.
- Ketiga, organisasi harus memiliki pemimpin serta susunan manajemen yang juga jelas pembagian tugasnya. Masing-masing bagian, divisi, maupun seksi juga aktif memainkan perannya.
- Keempat, dalam setiap aktivitas organisasi harus mengacu pada manajemen yang sehat. Misalnya, ada tiga tahapan dalam menjalankan roda organisasi, yaitu planning (perencanaan), action (pelaksanaan), dan evaluation (penilaian). Ketiga tahapan itu selalu dimusyawarahkan dan melibatkan sebanyak mungkin anggotanya, terutama saat melewati tahap action. Dalam manajemen itu, yang juga harus mendapat perhatian serius adalah administrasi. Surat bernomor, kop surat, dan ciri-ciri administrasi lainnya yang lazim ada di sebuah organisasi.
- Kelima, organisasi harus mendapat tempat di hati masyarakat sekitarnya. Artinya, organisasi itu dirasakan benar manfaatnya bagi masyarakat. Maka, kegiatan organisasi dituntut untuk mengakar kepada kebutuhan anggota khususnya, bahkan untuk masyarakat di sekelilingnya.
Bentuk-bentuk organisasi
a. Organisasi fungsional
Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
b. Organisasi fungsional dan garis
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
c. Organisasi komite
Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.
d. Organisasi garis dan staff
Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.
e. Organisasi matrix
Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
Prinsip-prinsip organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
a. Perumusan tujuan yang jelas.
Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
b. Pembagian kerja.
Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
c. Delegasi kekuasaan.
Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
d. Rentang kekuasaan.
Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
e. Tingkat pengawasan.
Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
g. Koordinasi.
Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.
Sebab kegagalan dan keberhasilan organisasi
Salah satu faktor penentu keberhasilan/kegagalan organisasi adalah faktor Sumber Daya Manusia (SDM). Keunggulan mutu bersaing suatu organisasi sangat ditentukan oleh mutu SDM-nya. Penanganan SDM harus dilakukan secara menyeluruh dalam kerangka sistem pengelolaan SDM yang bersifat strategis, integrated, interrelated, dan unity. Organisasi sangat membutuhkan SDM yang kompeten, memiliki kompetensi tertentu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan pekerjaannya.
